Grip op bestuurlijke besluitvorming

en afdoening van het raadsinstrumentarium

Hoe organiseer je het scharnierpunt van de bestuurlijke besluitvorming tussen griffie en ambtelijke organisatie zo dat kwaliteit, adequaatheid en snelheid op orde zijn? Collega’s Thom van den Berg en Job van Meijeren gingen voor gemeente West Betuwe aan de slag om hierop mee te denken én te doen. Het resultaat: grip op de afhandeling van raadsinstrumenten, herziene processen én een werkagenda om verder te professionaliseren.

Het belang van goede omgang met raadsinstrumenten

Leden van de gemeenteraad hebben in Nederland de beschikking over een breed instrumentarium: schriftelijke vragen, moties en amendementen. Daarnaast doen leden van het college toezeggingen aan de raad. De gemeenteraad moet erop kunnen vertrouwen dat het college uitvoering geeft aan de instrumenten van de raad. De manier waarop uitvoering wordt gegeven aan de instrumenten van de raad heeft invloed op de informatiepositie van de raad en de vertrouwensrelatie tussen het college en de raad.

En wat als het nou juist daar wringt? In de gemeente West Betuwe bestond de behoefte om dit onder de loep te nemen. In het samenspel tussen gemeenteraad en college was ruis en wrijving ontstaan waar het ging om de navolging van raadsinstrumenten en het opleveren van een bestuurlijke planning. Dat leverde de nodige negatieve energie op.

Grip vraagt meedenken en meedoen

In deze context ontstond een vacature voor de bestuursadviseur die de verbindende schakel vormt tussen college en ambtelijke organisatie enerzijds en griffie en raad anderzijds. De gemeente benaderde daarom Necker met de vraag om dat gat met interim-capaciteit op te vullen. Maar dat niet alleen, de gemeente greep dit momentum ook aan om de werking van bestuurlijke processen in de ambtelijke organisatie tegen het licht te houden én daar een verbeterslag in aan te brengen.

Voor Necker is dat een vraag die past. Het verschil maak je in onze ogen namelijk zelden met advies alleen, het wordt gemaakt in de praktijk van het openbaar bestuur.
Collega Thom van den Berg ging aan de slag als interim-bestuursadviseur en werkte gelijktijdig met adviseur Job van Meijeren aan een verbeteragenda voor het bestuurlijke besluitvormingsproces. Zij brachten daarvoor in kaart hoe het besluitvormingsproces is ingericht en hoe dat beter zou kunnen. Hiervoor werden gesprekken gevoerd met griffie, gemeentesecretaris, burgemeester, teamleiders en bestuursadviseurs. Vanuit het perspectief hoe het zou kunnen is een werkagenda bestuurlijke besluitvorming opgesteld die West Betuwe handvatten geeft voor de verbetering van de bestuurlijke processen. De eerste stappen die uit deze werkagenda voortkwamen zijn in de maanden die daarop volgden door de interim-adviseur van Necker geïntroduceerd in de ambtelijke organisatie.

Resultaat

Met deze dubbele inzet werd zowel op korte als op langere termijn resultaat geboekt. Op korte termijn kwam de grip terug op de afdoening van het raadsinstrumentarium, waardoor ook de samenwerking tussen organisatie en griffie en tussen college en raad minder ruis en wrijving kent. Op de korte en langere termijn is West Betuwe in staat de bestuurlijk besluitvorming verder te professionaliseren, een verbeterslag die meteen al voortvarend van start is gegaan.

Vier jaar geleden legden we na fusie de basis in de bestuurlijke planning en processen van de nieuwe gemeente. Necker heeft in korte tijd vanuit een professionele blik van buiten ons de spiegel gegeven op de praktijk. Geen uitgebreide analyse en advies, maar het gelijk concreet verbeteren is geslaagd. De werkagenda verbetering bestuurlijke processen is heel praktisch en heeft bij alle betrokkenen rust en inzicht gebracht en de samenwerking bevorderd. Wat zijn de diverse rollen en taken? Hoe houden we de vaart erin? Welke kwaliteit verwachten we? Wat zijn de tips van de week? Wat is de leer en ontwikkel behoefte? De werkagenda is nu een levende agenda  voor het kortcyclisch verbeteren van de bestuurlijke besluitvorming. Het is later dit jaar de opmaat naar een gesprek met de raad over een lange termijn agenda.

Inge-Marie van Klaveren, Teamleider Strategie West Betuwe