Een integriteitsprotocol voor de provincie Utrecht
Integriteitsregels, gedragscodes, onderzoeksprotocollen. Voor veel gemeenten en provincies zijn ze een ‘rustig bezit’; instrumenten die op de plank liggen en waarvan iedereen hoopt dat ze daar kunnen blijven. Tegelijkertijd zijn het instrumenten die periodiek onderhoud of herijking nodig hebben. Maatwerk blijkt daarbij in de praktijk veel belangrijker dan in eerste instantie vaak wordt gedacht. Het politieke klimaat heeft bijvoorbeeld invloed op de rolverdeling tussen volksvertegenwoordigers, portefeuillehouder en ondersteuning.
Een mooi voorbeeld van zo’n proces van onderhoud en herijking op maat was de opdracht die ons bureau kreeg van de Provincie Utrecht. De provincie werkte aan de actualisatie van de eigen gedragscode en het agressieprotocol, en had de wens om een protocol ‘Omgang met vermoedens van integriteitsschendingen’ op te stellen. Ons werd gevraagd de provincie daarin te begeleiden.
Integriteitsregels, gedragscodes en onderzoeksprotocollen: instrumenten waarvan iedereen hoopt dat ze op de plank blijven liggen
De meerwaarde van een protocol
In onze visie is het opstellen van een protocol voor de omgang met vermoedens van integriteitsschendingen een vorm van preventie. Zo’n protocol biedt namelijk aan alle betrokkenen duidelijkheid over het te doorlopen proces op het moment dat een integriteitskwestie gaat spelen. Op die manier staan procesmatige vraagstukken niet in de weg aan een gedegen inhoudelijke behandeling van de kwestie en kan zo goed mogelijk recht worden gedaan aan alle betrokken belangen. Prangende vragen zoals bijvoorbeeld of het mogelijk is om een anonieme melding te doen, wie de onderzoeksopdracht vaststelt, wie een eventueel onderzoek uitvoert, wie op welk moment waarover geïnformeerd wordt en hoe wordt voorzien in hoor en wederhoor hoeven dan niet onder druk van een actuele casus te worden beantwoord omdat daarover al op voorhand is nagedacht.
Ook is het in onze visie van grote betekenis dat een protocol aansluit bij de wensen en de praktijk van de organisatie waarvoor het wordt opgesteld. Om die reden hebben we ervoor gekozen heel nauw samen op te trekken met onze opdrachtgever en een traject voor te stellen in verschillende opeenvolgende fases.
Werken vanuit de praktijk: dilemma’s als basis
In eerste instantie hebben we een gesprek gevoerd met de Commissaris van de Koning, de griffier en de integriteitsfunctionaris over de randvoorwaarden, het te doorlopen proces, en de specifieke wensen en verwachtingen. Vervolgens hebben we een gezamenlijke aftrap gedaan met de fractievoorzitters. Daarin hebben we hen meegenomen in de recente ontwikkelingen met betrekking tot integriteit in het openbaar bestuur en vervolgens specifiek waar het gaat om integriteit bij de provincie Utrecht. Ook hebben we op basis van ervaringen en dilemma’s uit de praktijk stilgestaan bij de meerwaarde van een protocol.
Om de eerste stap te zetten richting een Utrechts protocol hebben we met elkaar aan de hand van een fictieve casus alle stappen doorlopen die bij een integriteitskwestie aan de orde komen; van de melding tot aan een eventuele bespreking van de onderzoeksrapportage. We stonden stil bij de verschillende keuzemogelijkheden en bespraken aan de hand van de casus wat de voor-en nadelen van verschillende opties zouden kunnen zijn.
Na het verzamelen van de inhoudelijke bouwstenen hebben we gesproken over de vorm van het protocol. Daarbij ging het bijvoorbeeld over het opnemen van procesafspraken op hoofdlijnen of juist een heel gedetailleerd stappenplan en over het al dan niet opnemen van relevante wetteksten of tips over de omgang met integriteitsdilemma’s.
Op basis van de opbrengsten uit deze fase zijn wij als bureau aan de slag gegaan met een concept tekst voor het protocol. Het definitieve protocol werd besproken in een werksessie met de Statenleden: zo is voor iedereen duidelijk welke keuzes er zijn gemaakt en hoe de provincie te werk gaat. En dat voorkomt een hoop ellende áls zich een keer een incident voordoet.
