GriffieFIT: De Bilt breidt griffie uit
De gemeenteraad van De Bilt schakelde de hulp van Necker in om handen en voeten te geven aan het raadsbesluit om de griffie uit te breiden. Welke ambities heeft de gemeenteraad, en wat voor griffie past daar bij? Door het uitvoeren van een GriffieFIT heeft Necker een advies kunnen uitbrengen hoe de griffie toekomstbestendig kan worden ingevuld.
De Utrechtse gemeente De Bilt had een kleine griffie, van nog geen 3 fte. Dit bleek niet meer afdoende om aan te sluiten op de wensen en ambities van de raad. Om hieraan tegemoet te komen heeft de raad besloten de griffie uit te breiden tot 5 fte, een flinke uitbreiding. De vraag hóé deze uitbreiding vorm gegeven moest worden drong zich op. Necker werd ingeschakeld om hierover te adviseren en voerde een GriffieFIT uit.
De GriffieFIT is een diagnosetool wat Necker inzet om informatie op te halen te achterhalen waar de kansen liggen om de ondersteuning van de gemeenteraad beter aan te sluiten op haar ondersteuningsvraag. Allereerst is er een gesprek met de griffie en de werkgeverscommissie waarin de eerste signalen worden opgehaald en de verwachtingen aan elkaar worden uitgesproken. De eerste fase van de GriffieFIT was ook voor De Bilt zeer vruchtbaar. Uit de eerste gesprekken bleek dat de raad zich wil ontwikkelen richting een raad die meer extern gericht is en zich actief positioneert in haar volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. Dit was het startpunt voor het traject, want met deze insteek kan de griffie aansluiten op de ambitie van de raad.
De gemeenteraad en griffie kregen vervolgens een digitale vragenlijst opgestuurd waarmee een inschatting kon worden gemaakt van de huidige en de gewenste situatie. Necker haalde de resultaten op en ging deze analyseren. Uit deze analyse bleek dat de gemeenteraad de inzet van de griffie enorm waardeerde, maar ook wel zag dat ze onderbezet en overbelast waren. Belangrijke inzichten die het proces verder helpen. Nu was het probleem van onderbezetting reeds opgelost, met de uitbreiding van het aantal fte, maar hoe zou dit ingevuld moeten worden? Een volgende stap in het proces was een sessie met de raad om uit te diepen waar precies de raad zich op wil inzetten en wat dit vraagt van de ondersteuning door de griffie. Een boeiende en inspirerende bijeenkomst!
Voor de raad van De Bilt was duidelijk dat ze zich wil ontwikkelen richting een raad die meer en prominenter in de samenleving aanwezig is. In relatie tot het invullen van de griffie betekende dat concreet dat het toewijzen van een communicatieadviseur en een extra raadsadviseur werd geadviseerd. Door deze functies borging te geven in de griffie kan de gemeenteraad van De Bilt haar gewenste stap zetten.
