Van Wob naar Woo
Vanaf 1 mei 2022 heeft de Wet Open Overheid (Woo) de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob) vervangen. Ten opzichte van de Wob beoogt de Woo een meer transparante en actief openbaar-makende overheid. De totstandkoming van deze wet heeft bijna 10 jaar in beslag genomen.
De nieuwe manier waarop gemeenten invulling dienen te geven aan hun vernieuwde rol van passief en actief openbaar maken vraagt om een cultuurverandering binnen de organisatie – zowel bestuurlijk als ambtelijk. Waar bij de Wob de vrijheid bij bestuursorganen zelf lag om te kiezen wat wel en niet openbaar werd gemaakt, is dit bij de Woo niet langer aan de orde: met zeventien informatiecategorieën is aangegeven welke documentatie vanaf welk moment actief openbaar gemaakt dient te worden. Het gevolg is dat de tijd die individuele ambtenaren dienen te besteden aan het actief openbaar maken van informatie toe zal nemen.
Sinds de jaren negentig is er een beweging gaande van hardcopy naar digitaal. Sindsdien wordt er overzicht verloren over de plaatsen waar informatie te vinden is.
Met de toegenomen reikwijdte van de Woo groeit daarnaast de individuele verantwoordelijkheid van ambtenaren om informatie adequaat en op de juiste wijze op te slaan om te voldoen aan de wettelijke regels over openbaarheid. De manier waarop de documenten openbaar dienen te worden gemaakt bevindt zich op dit moment in de ontwikkelingsfase. Omdat dit platform (PLOOI) zich nog in de ontwikkelingsfase bevindt, is de verdere praktische uitwerking van het actief openbaar maken voor gemeenten nog niet bekend. Naar verwachting wordt het platform begin 2023 opengesteld. Vanaf dan zullen gemeenten moeten beginnen met het gefaseerd openbaar maken van informatie.
Extern onderzoek naar de stand van zaken
Uit de onderzoeken die Necker op dit thema voor rekenkamers heeft gedaan blijkt dat met de komst van de Woo ook een ander aspect helder voor het voetlicht komt. Wat opvalt is dat de staat van de informatiehuishouding een complicerende factor kan zijn voor een gedegen uitvoering van de Woo. Vaak is de informatiehuishouding van gemeenten niet op orde en is dat weer een resultaat van problemen met de archivering: sinds de jaren negentig is er een beweging gaande van hardcopy naar digitaal. Sindsdien wordt er overzicht verloren over de plaatsen waar informatie te vinden is. Gemeenten kunnen daardoor vaak niet met zekerheid zeggen wat ze aan documentatie in huis hebben (digitale informatie wordt vaker op verschillende plaatsen opgeslagen: denk aan mailboxen, in applicaties en andere programma’s) en evenmin waar deze documenten te vinden zijn.
Het gevaar voor een adequate behandeling van Woo-verzoeken is daarmee gegeven: hoe kan de gemeente tegen een inwoner zeggen dat alle gevraagde informatie naar aanleiding van een Woo-verzoek is verstrekt, terwijl de gemeente niet weet of ze op de juiste plek aan het zoeken zijn, laat staan of bekend is of überhaupt alle relevante documenten bekend zijn? Voor het actief openbaar maken ligt hetzelfde probleem op de loer. Dit kan ook in het kader van de AVG tot problemen gaan leiden. Doordat er onvoldoende overzicht van de opslag ontbreekt is het ook niet mogelijk om de AVG na te leven. Er gelden immers bewaartermijnen voor informatie, maar als onbekend is waar informatie zich bevindt kunnen die niet worden nageleefd. Daarnaast is er dan evenmin zekerheid over tijdige vernietiging.
Hoe kan de gemeente tegen een inwoner zeggen dat alle gevraagde informatie naar aanleiding van een Woo-verzoek is verstrekt, terwijl de gemeente niet weet of ze op de juiste plek aan het zoeken zijn?
Voor zowel actieve als passieve openbaarmaking is ordentelijke informatiehuishouding dus dé randvoorwaarde voor een goede uitvoering van de Woo. Deze wetswijziging confronteert gemeenten daarom te meer met de staat van hun informatiehuishouding. De vraag is dan ook voor gemeenten of zij in staat zijn om goed uitvoering te geven aan hun nieuwe openbaar-makende rol, nu al maar ook zodra PLOOI wordt opengesteld.
In Nissewaard onderzochten we voor de rekenkamer in de loop van 2022 hoe de implementatie was verlopen. In dat onderzoek merkten we hoezeer in de maanden na mei 2022 nog hard werd gewerkt aan de verdere implementatie: doorlopend waren er nieuwe ontwikkelingen. We zijn benieuwd wat we daar de komende periode nog van gaan merken in onderzoeken, en of het gemeenten lukt om begin 2023 de stap naar PLOOI te maken.
